டிப்ஸ் கதம்பம்

எக்ஸெல் துல்லியம்

நாம் ஒரு எண்ணை எழுதுகையில் எப்படி எழுதுகிறோமோ, அதே அளவில் அப்படியே நம் நினைவில் கொள்கிறோம். எடுத்துக் காட்டாக, 2.76 என எழுதினால் இந்த எண் இரண்டு தசம ஸ்தானத்துடன் (டெசிமல் பிளேஸ்)மட்டுமே கொள்கிறோம். ஆனால் எக்ஸெல் நீங்கள் எத்தனை ஸ்தானங்களை எழுதினாலும் அது மொத்தமாக 15 தசம ஸ்தானங்களை உருவாக்கிக் கொள்ளும். அதாவது 2.76 என்பதற்குப் பின்னால் மேலும் 13 சைபர்களைச் சேர்த்துக் கொள்ளும். இதனால் தான் சில வேளைகளில் நமக்கு மிகத் துல்லியமாக பல தசமஸ்தானங்களில் விடை கிடைக்கிறது.

வேர்ட் பார்மட்டிங் நீக்கல்
வேர்ட் டெக்ஸ்ட்டில் சில குறிப்பிட்ட சொற்களை மற்ற சொற்களிடமிருந்து வேறுபடுத்திக் காட்ட போல்டு, அடிக்கோடு, சாய்வு மற்றும் சில பார்மட்களில் அமைத்திருப்போம். இவற்றை மொத்தமாக நீக்க வேண்டுமென்றால், இதனைத் தேர்வு செய்து மெனு பார் சென்று ஒவ்வொரு ஐகானாகக் கிளிக் செய்வோம். இதற்குப் பதிலாக இரண்டு ஷார்ட் கட் கீகளைப் பயன் படுத்தலாம். பார்மட்டிங் நீக்கி எளிமையான டெக்ஸ்ட் மட்டுமே தேவைப்படும் சொற்களைத் தேர்வு செய்து கொள்ளுங்கள். பின் கண்ட்ரோல் + ஷிப்ட்+இஸட் (Ctrl+Shft+Z) அழுத்துங்கள். மொத்தமாக பார்மட்டிங் அனைத்தும் நீக்கப்படும். வேர்ட் ResetChar என்ற கட்டளையை இந்த இடத்தில் அமல்படுத்துகிறது. இதனை கண்ட்ரோல் + ஸ்பேஸ் பார் அழுத்தியும் மேற்கொள்ளலாம். இதே போல ஏதேனும் பாரா பார்மட்டிங் செய்திருந்தால், அந்த பார்மட்டினை நீக்க பாராவினை செலக்ட் செய்து கண்ட்ரோல் + க்யூ (Ctrl+Q) அழுத்துங்கள். டெக்ஸ்ட் ஒன்றுக்கு சாதாரண நார்மல் ஸ்டைல் இருந்தால் போதும் என்று எண்ணினால், உடனே அதனைத் தேர்ந் தெடுத்து கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+என் (Ctrl+Shft+ N) அழுத்தவும்.

வேர்டில் டூல்பார் ஐகானில் படம், டெக்ஸ்ட் மாற்ற
வேர்டில் மெனு பார் பல டூல் பார்களுடன் காட்சி அளிக்கிறது. இதனை நம் விருப்பப்படி அமைத்திடும் வகையில் வளைந்து கொடுக்கும் தன்மையினை வேர்ட் அளித்திருக்கிறது. எடுத்துக் காட்டாக, டூல்பாரில் உள்ள படத்தை மாற்றி அமைக்கலாம். அதில் உள்ள சொற்கள் வேண்டாம் என்றால் எடுத்துவிடலாம்.

இதனை எப்படி மேற்கொள்ளலாம் என்று பார்க்கலாம்.
1.வேர்ட் தொகுப்பை இயக்கியபின், ஸ்கிரீனில் தெரியும் டூல்பாரில், மாற்ற விரும்பும் டூல் பாரில் அல்லது டூல் ஜகானில் ரைட்கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் உடனே ஒரு கான்டெக்ஸ்ட் மெனு (Context Menu) ஒன்றை அளிக்கும்.
2.இந்த மெனுவில் கீழாக உள்ள Customize  என்ற பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும். உடன் வேர்ட் கஸ்டமைஸ் டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும். இதில் Toolbars என்ற டேப் செலக்ட் செய்யப்பட்டிருக்கும்.
3. இனி மீண்டும் வேர்ட் மெனு பார் சென்று மாற்ற விரும்பிய டூல்பார் பட்டனில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். இவை எதுவாக வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம்.
4. இப்போது வேறு வகையான காண்டெக்ஸ்ட் மெனு கிடைக்கும். இதில் Change Button Image என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உடன் வேர்ட் நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்க பல கிராபிக் இமேஜ்களைக் காட்டும்.
5. எந்த கிராபிக் இமேஜைத் தற்போதுள்ள படத்திற்குப் பதிலாகப் பயன்படுத்த விரும்புகிறீர்களோ, அதனைத் தேர்ந்தெடுக் கவும்.
6.இனி அதில் உள்ள டெக்ஸ்ட் உங்களுக்கு வேண்டாம் என்றால் தொடர்ந்து கீழே தரப்பட்டுள்ள வழிகளைப் பின்பற்றவும். இல்லை என்றால் 9ல் தரப்பட்டுள்ள செயலுக்குச் செல்லவும்.
7.மீண்டும் மாற்ற விரும்பும் டூல்பார் பட்டனில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். Context Menu  கிடைக்கும்.
8. Context Menu  வில் Default Style என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இனி டூல்பார் பட்டனில் இமேஜ் மட்டும் இருக்கும்.
9.Customize  டயலாக் பாக்ஸிலிருந்து வெளியேற குளோஸ் பட்டனை அழுத்தவும். இனி நீங்கள் மேற்கொண்ட மாற்றங்கள் அனைத்தும் செயல்படுத்தப்பட்டிருப் பதனைக் காணலாம்.

அனைத்து பைல்களையும் குளோஸ் செய்திட
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பைல்களைத் திறந்து பயன்படுத்திய பின்னர், எக்ஸெல் விட்டு வெளியேறாமல் அனைத்து பைல்களையும் குளோஸ் செய்திட விரும்பினால், ஷிப்ட் கீ அழுத்தியவாறு பைல் மெனு கிளிக் செய்திடவும். இவ்வாறு கிளிக் செய்திடுகையில் சாதாரணமாக ஒரு பைலைக் கிளிக் செய்திட கிடைக்கும் குளோஸ் கட்டளை குளோஸ் ஆல் எனத் தெரிவதனைக் காணலாம். அதே போல சேவ் கட்டளை சேவ் ஆல் என்று கிடைப்பதைக் காணலாம். அனைத்தையும் மொத்தமாக சேவ் செய்துவிட்டு மொத்தமாக மூடிவிடலாம்.

எக்ஸெல் – மற்றவர்கள் மாற்றாமல் இருக்க
எக்ஸெல் தொகுப்பில், நீங்கள் தயாரிக்கும் ஒர்க் புக்கினை நீங்கள் மட்டுமே பயன்படுத்தி மாற்றங்களை ஏற்படுத்த வேண்டும் என ஒரு கட்டத்தில் எண்ணலாம்; கம்ப்யூட்டரைப் பயன்படுத்தும் மற்ற யூசர்கள் அதில் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தக்கூடாது என்று எண்ணினால், அதனை அவ்வாறே செட் செய்திடலாம்.

Tools  மெனுவில் Share Workbook என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால் எக்ஸெல் ஷேர் ஒர்க்புக் டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும். அதில் Allow Changes என்ற வரிக்கு முன் உள்ள பாக்ஸில் இருக்கும் டிக் அடையாளத்தை எடுத்துவிடவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.

வேர்ட்–பார்மட் மட்டும் பேஸ்ட்
குறிப்பிட்ட சில சொற்களை டாகுமெண்ட் முழுவதும் நீங்கள் விரும்பும் பார்மட்டில் மாற்ற விரும்புகிறீர்கள். எடுத்துக் காட்டாக, டாகுமெண்ட் ஒன்றில் நிறுவனங்கள் பெயர் தொடர்ந்து வருகின்றன. இவை அனைத்தையும் குறிப்பிட்ட பாண்ட் வகையில் அடிக்கோடுடன் அமைக்க விரும்புகிறீர்கள். இதனை ஒரு நிறுவனத்தின் பெயரில் மாற்றி அமைக்கவும். பின்னர் இதனை அப்படியே காப்பி செய்தால் இதே நிறுவனத்தின் பெயர் அப்படியே பார்மட்டிங் சேர்ந்து காப்பி ஆகி அடுத்த இடத்தில் உள்ள நிறுவனத்தின் பெயருக்குப் பதிலாக பேஸ்ட் செய்திடுகையில் உட்கார்ந்துவிடும். அதற்குப் பதிலாக நாம் விரும்புவது பார்மட்டிங் மட்டும் அந்த புதிய இடத்தில் உள்ள நிறுவனப் பெயருக்கு அப்ளை ஆக வேண்டும். இப்படியே அனைத்து நிறுவனங்களின் பெயருக்கு அப்ளை ஆக வேண்டும். இதற்கான ஷார்ட் கட் கீகளைப் பார்க்கலாம்.
1.முதலில் என்ன வகையில் பார்மட்டிங் செய்திட வேண்டுமோ அதனை மேற்கொள்ளவும். முதல் நிறுவனத்தின் பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து அதில் பார்மட்டிங் வேலைகளை மேற்கொள்ளவும். எடுத்துக் காட்டாக இவற்றை இன்னொரு பாண்ட்டில், போல்ட் மற்றும் சாய்வாக அமைக்கலாம். 2.அமைத்த பின்னர் அதனைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் கண்ட்ரோல் + ஷிப்ட்+சி (Ctrl+Shift+C) அழுத்தவும். இப்போது பார்மட்டிங் சமாச்சாரங்கள் மட்டும் காப்பி செய்யப்படும்.
3. பின் இந்த பார்மட்டிங், எந்த சொற்களில் வேறு இடத்தில் அமைய வேண்டுமோ, அந்த சொற்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். தேர்ந்தெடுத்த பின்னர் கண்ட்ரோல் + ஷிப்ட்+வி (Ctrl+Shft+V)  அழுத்தவும். அந்த சொற்கள் மாற்றப்படாமல் பார்மட்டிங் மட்டும் அதில் ஏற்றப்படும். இப்படியே டாகுமெண்ட் முழுவதும் மாற்ற வேண்டிய அனைத்து சொற்களையும் தேர்ந்தெடுத்து கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+வி அழுத்தி பார்மட்டிங் மாற்றலாம்.

வேர்ட் – பாராவினை நகர்த்தி அமைக்க
பெரிய டாகுமெண்ட் ஒன்றைத் தயார் செய்கிறீர்கள். அதன் பின் சில பாராவை அதன் இடத்திலிருந்து நகர்த்தி இன்னொரு இடத்திற்குக் கொண்டு செல்ல எண்ணுகிறீர்கள். இதற்கு பாராவை செலக்ட் செய்து இழுக்க வேண்டாம்; காப்பி அல்லது கட் செய்து பேஸ்ட் செய்திட வேண்டாம். எந்த பாராவினை மாற்ற வேண்டுமோ அதில் ஊடாகக் கர்சரைக் கொண்டு நிறுத்தி ஷிப்ட் மற்றும் ஆல்ட் கீகளை அழுத்திக் கொண்டு நீங்கள் விரும்பும் திசை நோக்கிய ஆரோ கீகளை அழுத்தவும். பாரா அப்படியே நகர்ந்து சென்று நிற்கும். எந்த சூழ்நிலையிலும் பழைய படி இருக்க வேண்டும் என எண்ணினாலும் அப்படியே கொண்டு வரலாம். அல்லது கண்ட்ரோல் + இஸட் பயன்படுத்தலாம்.

வேர்டில் தேதியும் கிழமையும்
வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் தேதியும் கிழமையும் அமைக்கவும், அவை தாமாக அவ்வப்போது அப்டேட் செய்திடவும் இத்தொகுப்பில் வழி உள்ளது. இதற்கு தேதியையும் கிழமையினையும் டைப் செய்திடத் தேவையில்லை. டாகுமெண்ட்டைத் திறந்து எங்கு தேதி மற்றும் கிழமை அமைய வேண்டுமோ, அங்கு கர்சரை நிறுத்தவும். பின்னர் மெனு பார் சென்று இன்ஸெர்ட் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் மெனுவில் “Date and Time” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது “Date and Time”   டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் தேதியும் கிழமையும் எந்த பார்மட்டில் அமைக்கப்பட வேண்டும் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இதில் 16 வகைகள் தரப்பட்டிருக்கும். சில பார்மட்டுகளில் நேரமும் அமைக்கப்படும் வகையில் தரப்பட்டிருக்கும். இதில் நீங்கள் விரும்பும் பார்மட்டினைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். நீங்கள் பார்க்கும் போது என்ன தேதி, கிழமை மற்றும் நேரம் உங்கள் கம்ப்யூட்டர் படி உள்ளதோ, அவை பார்மட் தேர்வில் காட்டப்படும்.
இதில் இன்னொரு அருமையான வசதியும் உள்ளது. நீங்கள் உங்கள் டாகுமெண்ட்டில் அமைக்கப்படும் தேதி தானாக அப்டேட் செய்யப்பட வேண்டும் என எண்ணினால் கீழாக “Update automatically”  என்று இருக்கும். இதில் டிக் அடையாளத்தினை அமைத்து பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறலாம். பின் அந்த டாகுமெண்ட்டில் தேதியும் கிழமையும், நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்திருந்தால் நேரமும் அமையும்.

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 3,093 other followers

%d bloggers like this: