Advertisements

சார்ட் ஆகும் டேட்டாவில் பிரச்சினையா?

சார்ட் ஆகும் டேட்டாவில் பிரச்சினையா?

எக்ஸெல் புரோகிராமினை அலுவலகப் பணிகளுக்குப் பயன்படுத்துகையில் வேறு புரோகிராம்களில் உருவாக்கப்பட்ட டேட்டா மிக அதிகமாக ஒர்க் ஷீட்களில் பதியப்படும் சூழ்நிலைகள் உருவாகும். இவ்வாறு பதிந்துவிட்டால் நாம் எளிதாக அவற்றை எக்ஸெல் தொகுப்பு மூலம் கையாளலாம். பொதுவாக இந்த டேட்டாவினை நாம் அடிக்கடி நம் தேவைக்கேற்றபடி வகைப்படுத்துவோம். அதற்கு சார்ட்டிங் பார்முலா பயன்படுத்தப்படுகிறது.

டேட்டா உள்ள லிஸ்ட்டினை சார்ட் செய்தபின் சார்ட் செய்த பட்டியல் சரியாக இல்லை என்றால் ஏன் இப்படி நிகழ்கிறது என்று தலையைப் பிய்த்துக் கொள்ளலாம் போல இருக்கும். பொறுமையாக சிந்தித்தால் இதற்கு மூன்று காரணங்கள் கிடைக்கும். முதலாவதாக டேட்டா வரிசையில் ஏதேனும் காலியாக நெட்டு வரிசைகளோ அல்லது படுக்கை வரிசைகளோ இருக்கும். காலி வரிசைகள் இருந்தால் எக்ஸெல் சார்ட்டிங் செய்கையில் அந்த வரிசைகளில் நின்றுவிடும். எனவே இவற்றைச் சரி செய்து நாமாக வரிசைகளைத் தேர்ந்தெடுத்து சார்ட் செய்திட வேண்டும்.

இரண்டாவதாக டேட்டா மிக மிக அதிகமாக இருக்கலாம். இவற்றை வைத்து தொகுத்துத் தருவதற்கான மெமரியில் இடம் குறைவாக இருக்கலாம். இதற்கு இரு வழிகள் உள்ளன. ஒன்று மெமரியில் இடம் காலி செய்து சார்ட்டிங் செய்வது. அல்லது மெமரியைக் கூட்டுவது. மூன்றாவது வழியும் உண்டு. இதே டேட்டாவினை இன்னொரு கம்ப்யூட்டரில் சார்ட் செய்வது.

மூன்றாவது வகைப் பிரச்சினையைக் காணலாம். டேட்டாவில் சில வகை எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டிருக்கும். சில வேளைகளில் எண்களின் வலது பக்கமாக கணக்கு அடையாளங்கள் இருக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக மைனஸ் அடையாளம் இருக்கலாம்.

பிரச்சினைகளை அறிந்தாயிற்று. இவற்றை எப்படி தீர்க்கலாம்? எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டிருப்பதுதான் அடிக்கடி நடைபெறும் செயலாகும். எடுத்துக்காட்டாக ஒரு குழு டேட்டாவை சார்ட் செய்து பின் பார்க்கிறீர்கள். நெட்டு வரிசையில் எண்கள் 1 முதல் வரிசையாக 1000 வரை இருக்கும். அடுத்த செல்லில் மீண்டும் 1 லிருந்து தொடங்கும். ஏன் இப்படி என்றால் இந்த எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டிருக்கலாம். சார்ட் செய்யப்படுகையில் முதலில் சரியான எண்கள் எடுக்கப்படும். பின் சரியான பார்மட்டில் இல்லாத எண்கள் எடுக்கப்படும். எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டிருந்தால் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ள வழிகளைப் பின்பற்றி அவற்றை எண்களாக மாற்றவும்.

1. ஒரு காலி செல்லில் 1 என்ற எண்ணை அமைக்கவும்.

2. அந்த செல்லை செலக்ட் செய்து கண்ட்ரோல் + சி கீகளை அழுத்தி காப்பி செய்திடவும். இது அந்த செல்லை கிளிப் போர்டுக்குக் கொண்டு செல்கிறது.

3. அடுத்து எந்த செல்களில் எல்லாம் எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டுள்ளன என்று எண்ணுகிறீர்களோ அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

4. Edit  மெனுவில் Paste Special பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும்.

5. Multiply ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கப் பட்டிருப்பதனையும் உறுதி செய்திடவும்.

6. ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.

7. காலி செல்லில் 1 என்று டைப் செய்ததை டெலீட் செய்திடவும்.

மேற்படி செயல்முறைகள் முடிந்தவுடன் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்தவை எல்லாம் எண்களாக மாற்றப்பட்டிருப்பதனைப் பார்க்கலாம்.

இதில் ஒன்றை நீங்கள் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்த வேல்யூவில் ஸ்பேஸ் தவிர வேறு கேரக்டர்கள் எதுவும் இருக்கக் கூடாது. எண்கள் இல்லாத வேறு கேரக்டர்கள் இருப்பதனை கண்டறிந்து நீக்கியபின்னரே மேலே சொன்ன செயல்பாடுகளை மேற்கொள்ளவும்.

DATEDIF  கையாளும் விதம்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் DATEDIF  பார்முலா இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள காலத்தைக் கணக்கிடுவதில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. இந்த காலத்தை நாட்களாகவோ, மாதங்களாகவோ, ஆண்டுகளாகவோ கணக்கிடலாம். இது குறித்து இங்கு தெளிவாகக் காணலாம். இந்த பார்முலாவின் வடிவம் =DATEDIF(Date1, Date2, Interval) என இருக்க வேண்டும். இதில் என்பது Date1  முதல் தேதி;  Date2  என்பது இரண்டாம் தேதி. Interval  என்பது நாம் கண்டறிய விரும்பும் இடைவெளி; நாள், மாதம் மற்றும் ஆண்டுக் கணக்கில் பெறலாம். இதில் முதல் தேதி இரண்டாம் தேதிக்குப் பின் இருந்தால் DATEDIF  கட்டளை  #NUM!  பிழைச் செய்தியைக் காட்டும். இந்த இரண்டு தேதிகளில் ஒன்று சரியான தேதியாக இல்லாமல் இருந்தால் #VALUE பிழையினைக் காட்டும். இடைவெளிக் காலத்தைப் பின் வருமாறு அமைக்கலாம்.

’m’ என்பது மாதங்களைக் குறிக்கிறது. இதனை அமைத்தால் இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள முழுமையான மாதங்களின் எண்ணிக்கை கிடைக்கும்.

’d’ என்பது நாட்களைக் குறிக்கிறது. இந்த கட்டளைக்கு இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள நாட்கள் கணக்கிட்டுக் காட்டப்படும்.

’y’ என்பது ஆண்டுகளைக் குறிக்கிறது. இந்த கட்டளைக்கு இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள காலண்டர் ஆண்டுகள் கணக்கிட்டுக் காட்டப்படும்.

’ym’ என்பது ஆண்டுகள் இல்லாமல் மாதங்களைக் குறிக்கிறது. இந்த கட்டளைக்கு இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள மாதங்கள் கணக்கிட்டுக் காட்டப்படும். இந்த மாதங்கள் கொடுக்கப்பட்ட தேதிகளில் உள்ள ஆண்டுகளை ஒரே ஆண்டாக எண்ணி மாதங்கள் கணக்கிடப்பட்டுத் தரப்படும்.

’yd’ என்பது ஆண்டுகள் இல்லாமல் நாட்களைக் குறிக்கிறது. இந்த கட்டளைக்கு இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள நாட்கள் கணக்கிட்டுக் காட்டப்படும். இந்தநாட்கள் கொடுக்கப்பட்ட தேதிகளில் உள்ள ஆண்டுகளை ஒரே ஆண்டாக எண்ணி நாட்கள் கணக்கிடப்பட்டுத் தரப்படும்.

’md’ என்பது ஆண்டுகள் மற்றும் மாதங்கள் இல்லாமல் நாட்களைக் குறிக்கிறது. இந்த கட்டளைக்கு இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையே உள்ள நாட்கள் கணக்கிட்டுக் காட்டப்படும். இந்தநாட்கள் கொடுக்கப்பட்ட தேதிகளில் உள்ள ஆண்டுகளை யும் மாதங்களையும் ஒரே ஆண்டாகவும் மாதமாகவும் எண்ணி நாட்கள் கணக்கிடப்பட்டுத் தரப்படும்.

நீங்கள் பார்முலாவில் மேலே சொன்ன எந்த வகையிலும் இல்லாமல் வேறு ஒரு வகையை அமைத்தால் எக்ஸெல் #NUM பிழைச் செய்தியினைக் காட்டும்.

இந்த கட்டளையில் இன்டர்வெல் ஸ்ட்ரிங்கை பார்முலாவிற்குள்ளாக அமைத்தால் அதனை டபுள் கோட்ஸ் அடையாளங்களுக்குள்ளாக அமைத்துத் தர வேண்டும். எ.கா: =DATEDIF(Date1,Date2,”m”)   இந்த இன்டர்வெல் இன்னொரு செல்லில் உள்ள பார்முலாவினை அடிப்படையாகக் கொண்டு அமைந்தால் இந்தகோட் அடையாளம் தேவையில்லை. எ.கா :  = DATEDIF(Date1, Date2,A1).  செல் A1 ல் m  இருக்க வேண்டும். ”m” இருக்கக் கூடாது.

Advertisements

One response

  1. […] சார்ட் ஆகும் டேட்டாவில் பிரச்சினையா? […]

%d bloggers like this: