Advertisements

ஸ்லைட் மார்ஜின் வேர்ட் – எக்ஸெல்

ஸ்லைட் மார்ஜின் வேர்ட் – எக்ஸெல்

தலைப்பைப் பார்த்தவுடன் ஸ்லைட் மார்ஜி னில் என்ன இருக்கிறது? அதுவும் வேர்ட் மற்றும் எக்ஸெல் தொகுப்பு இரண்டிலுமாக என்றெல்லாம் எண்ணங் கள் ஓடுகின்றனவா? எண்ணிப் பாருங்கள்;

ஒரு அருமையான வேர்ட் டாகுமெண்ட் தயாரித்துள்ளீர்கள். ஒரு பக்கத்திற்குள் அது முடிந் தால் நன்றாக இருக்கும் என்று சிரமத்துடன் எடிட் செய்து பார்த்தாலும் அது இரண்டு பக்கத்திற்குச் செல்கிறது. என்ன செய்யலாம்?

இதற்கான பல தீர்வுகளில் ஒன்றுதான் மார்ஜின்களை அட்ஜஸ்ட் செய்வது. இந்த முடிவு எடுத்தவுடன் உங்களில் பலர் File  மெனு சென்று பின் Page Setup தேர்ந்தெடுத்து அதில் கிடைக்கும் விண்டோவில் Margins  டேப் கிளிக் செய்து அட்ஜஸ்ட் செய்யலாம். அதன் பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறலாம்.

நம்மில் பலர் செய்திருக்கிறோம். ஆனாலும் இது அவ்வளவு எளிதல்ல; பல முறை இந்த பேஜ் செட் அப் விண்டோவிற்குச் செல்ல வேண்டும். மார்ஜினை இதில் அட்ஜஸ்ட் செய்தவுடன் டாகுமெண்ட் ஒரு பக்கத்திற்குள் வருமா என்று தெரியாது.

மேலும் ஒரு பக்கத்தில் மிகச் சிறியதாக அமைந்து அழகான தோற்றத்தில் அமையாது. எனவே பலமுறை இந்த விண்டோ சென்று அட்ஜஸ்ட் செய்திட வேண்டும். இது நிச்சயம் ஒரு சிலருக்கு விரக்தியைத் தரும்.

இந்த முயற்சியில் தங்களின் ஒரு பக்க டாகுமெண்ட் இலக்கையே சிலர் தியாகம் செய்துவிடுவார்கள்.

ஒரு சிலர் பேஜ் லே அவுட் வியூ சென்று இதனை மேற்கொள்ள முயல்வார்கள். View மெனுவில் Page Layout தேர்ந்தெடுத்து பின் மீண்டும் View  மெனுவில் Rulers கிளிக் செய்து மேலே கூறிய அதே முயற்சியில் ஈடுபடுவார்கள்.

இந்த முயற்சி நமக்கு ஓரளவிற்குச் சுதந்திரம் தரும்; ஏனென்றால் ரூலரில் உள்ள மார்ஜினைக் கைப்பற்றி இழுத்து அமைக்கலாம். இங்கும் பிரச்சினை தான். மேலும் கீழுமாக மார்ஜின்களை மாற்றி அமைக்க வேண்டியதிருக்கும். இடது வலதாகவும் மார்ஜின் அட்ஜஸ்ட் மெண்ட் செய்து கொண்டே இருக்க வேண்டும்.

மேலே சொன்ன அனைத்து வழிகளும் இல்லாமல் வேறு ஏதேனும் சிறப்பான சுமுகமான வழி இருக்கிறதா? ஆம், உள்ளது. ஒரே முறையில் மார்ஜின் அட்ஜஸ்ட் செய்வதன் மூலம் டாகுமெண்ட்டை ஒரு பக்கத்தில் கொண்டு வந்துவிடலாம்.

இதற்கு வேர்ட் தொகுப்பில் பிரிண்ட் பிரிவியூ (Print Preview)  ஆப்ஷனை முதலில் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதற்கு File மெனு சென்று விரியும் மெனுவில் Print Preview  த் தேர்ந்தெடுக்கலாம். அல்லது ஸ்டாண்டர்ட் டூல் பார் மேலே காட்டப் பட்டால் அதில் உள்ள பிரிண்ட் பிரிவியூ ஐகானைக் கிளிக் செய்திடலாம். அல்லது கண்ட்ரோல் + எப்2 கீகளை அழுத்தலாம்.

சரி, ஏதோ ஒரு வழியில் பிரிண்ட் பிரிவியூ காட்சி ஸ்கிரீனில் தோன்றச்செய்துவிட்டீர்கள். இங்கு ரூலர் காட்டப்பட வேண்டும். தோன்றவில்லை என்றால் வியூ மெனு சென்று ரூலர் என்பதில் கிளிக் செய்தால் மேலாக ரூலர் கிடைக்கும். அல்லது ரூலர் பட்டனில் கிளிக் செய்திட வேண்டும்.

ரூலர் தோன்றத் தொடங்கிவிட்டால் நீங்கள் மார்ஜினைச் சுற்றி வந்து அதனைச் சரி செய்திடலாம். இனி ரூலர் மேலாக உங்கள் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும். குறிப்பாக எங்கு ரூலர் பளிச்சென்ற நிறத்திலிருந்து வெளிர் நிறத்திற்கு மாறுகிறதோ அங்கு கர்சரைக் கொண்டு செல்லுங்கள். இப்போது கர்சர் இரு புறம் அம்புக் குறி கொண்ட கர்சராகத் தோற்றம் பெறும்.

இப்போது மவுஸின் இடது பட்டனை அழுத்திப் பிடித்துக் கொண்டு மார்ஜின் எந்த இடத்தில் இருந்தால் சரியாக இருக்குமோ அந்த இடத்திற்கு இழுத்துச் செல்லுங்கள். இப்போது கீழாகத் தோற்றமளிக்கும் டாகுமெண்ட்டின் அளவும் மாறுவதனைக் காணலாம்.

எந்த நிலையில் நீங்கள் விரும்பியபடி டாகுமெண்ட் ஒரு பக்கத்திற்கு வருகிறதோ அங்கு மவுஸின் பட்டனை விட்டுவிடலாம். இனி குளோஸ் பட்டனை அழுத்தி மீண்டும் டாகுமெண்ட்டின் பழைய தோற்றத்திற்கு வந்து அதில் தேவையான எடிட்டிங் வேலைகளை மேற்கொள்ளலாம்.

எவ்வளவு எளிது பார்த்தீர்களா? அந்த மெனு இந்த டேப் என்று அலையாமல் ஒரே முயற்சியில் உங்கள் நோக்கம் நிறைவேறி விட்டதல்லவா?

வேர்ட் தொகுப்பில் உள்ளது போலவே எக்ஸெல் தொகுப்பிலும் பைல் மெனு சென்று பேஜ் செட் அப் பெற்று மார்ஜின் டேப் அழுத்தி மார்ஜின்களை மாற்றி அமைக்கலாம்.

இது மார்ஜினை மாற்றி அமைத்தாலும் பிரிண்ட் பிரிவியூ சென்று தான் ஒர்க் ஷீட்டின் அளவை மாற்றி அமைக்க முடியும். ஏனென்றால் அந்த வியூவில் தான் மார்ஜின் மாற்றி அமைக்கையில் ஒர்க்ஷீட் அளவு எப்படி மாறும் என்பதனைக் கண்கூடாகப் பார்க்கலாம்.

இந்த மெனு, பேஜ் செட் அப், பிரிண்ட் பிரி வியூ வேலை இன்றி எளிதாக இங்கு எப்படி இதனை மேற்கொள்ளலாம் என்று பார்க்கலாம். இதற்கான வழி பிரிண்ட் பிரிவியூ விண்டோவிலேயே உள்ளது.

இந்த திரையில் செட் அப் பட்டனைத் தேடிக் கொண்டிருக்கையில் அதன் வலது பக்கத்தில் மார்ஜின்ஸ் பட்டனைப் பார்க்கவில்லையா? இதுதான் நம் வேலைக்கான முதல் கதவு. இதனைக் கிளிக் செய்திடுங்கள். இப்போது பிரிண்ட் பிரிவியூ விண்டோவிலேயே ஒர்க் ஷீட் அளவினை மாற்றலாம் என்பதனை உணர்ந்து கொள்வீர்கள்.

இதில் கிளிக் செய்தவுடன் சிறிய புள்ளிகள் கொண்ட கோடுகள் பாப் அப் ஆகி வருவதனைப் பார்க்கலாம். இந்த வரிகள் தற்போதைய மார்ஜின் செட்டிங்குகளைக் காட்டுகிறது. உங்கள் கர்சரை மெதுவாக இந்த புள்ளிகளாலான கோட்டில் கொண்டு செல்லுங்கள். உடனே கர்சர் இரு பக்க அம்புக் குறிகள் கொண்ட கர்சராக மாறும். அப்படியே கிளிக் செய்து கோட்டைப் பிடித்துக் கொள்ளுங்கள். மார்ஜின் கோடு உங்கள் பிடியில் வந்துவிட்டதா? இனி இதனை இழுத்துச் சுருக்கலாம்; அல்லது விரிக்கலாம்.

இங்கு சில விஷயங்கள் ஒரே குழப்பமாகத் தோன்றுவதாகக் காட்டப்படலாம். மேலேயும் கீழேயும் பல கோடுகள் கிடைக்கும். இந்தக் கோடுகள் ஒர்க் ஷீட்டில் இல்லையே. பின் எப்படி இங்கு வந்தன என்று ஆச்சரியப்படலாம்.

இன்னொன்றும் உங்களுக்கு வேடிக்கையாக இருக்கும். பிரிண்ட் பிரிவியூவில் அளவினைக் காட்ட மார்ஜின் என்று எதுவும் இருக்காது. அதனை இயக்கிக் கொண்டுவரும் வழியும் இருக்காது. மார்ஜின் அளவு இருந்தால் தானே ஒர்க் ஷீட்டினை ட்ரிம் செய்திட முடியும்? என்ன செய்யலாம் என்று ஆச்சரியப்படும் நேரத்தில் இன்னொன்றும் உங்களைக் குழப்பலாம். மேலாக உள்ள புள்ளிகள் எதற்காக, எங்கிருந்து தோன்றுகின்றன என்று நீங்கள் வியப்படையலாம்.

இவை எல்லாம் நமக்காகத்தான். இவற்றை ஒவ்வொன்றாகப் பார்ப்போம். முதலில் எதற்காக இந்த எக்கச்சக்க வரிகள்? மேலும் கீழும் இரண்டு கோடுகள் இருக்கின்றனவா! இவை ஒவ்வொன்றும் ஒரு மார்ஜினைக் குறிக்கிறது.

ஒர்க்ஷீட்களும் ஹெடர் மற்றும் புட்டர்களைக் கொள்ளலாம் என்பதனை இங்கு மறக்க வேண்டாம். அவற்றிற்கும் மார்ஜின் உண்டு என்பதனையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

அனைத்திற்கும் மேலாக இருப்பது ஹெடரின் மார்ஜின். இன்னும் சரியாகச் சொல்வது என்றால் ஹெடரின் மேல் பகுதி டெக்ஸ்ட்டுக்கானது. கீழாக இருப்பது புட்டரின் கீழ் பகுதி டெக்ஸ்ட்டுக்கானது.

அடுத்து எப்படி மார்ஜின் அளவுகளைக் கையாள்வது? முதலில் இழுக்கையில் மார்ஜின் நீளம் மற்றும் அகலத்தினை அறிவது கூட முடியாது என்பது போலத் தோற்றம் அளிக் கும். ஆனால் பொறுமையாக மவுஸ் கொண்டு அழுத்துவதை விட்டுவிடாமல் பாருங்கள்.

குறிப்பாக இடது பக்கம் கீழாக விண்டோவில் பாருங்கள். அங்கே மார்ஜின் அளவு கொண்டு ஒரு கட்டம் தெரிகிறதா? இப்போது புன்னகையோடு அதனைக் கையாள எண்ணுகிறீர்களா? இதனை இழுக்கையில் மூலையில் எந்த மார்ஜினை இழுக்கிறீர்கள்; அதன் அளவு என்ன என்று காட்டப்படும்.

அடுத்ததாக மேலாகக் காட்டப்படும் புள்ளிகள். இவை அந்த பக்கத்தில் உள்ள ஒவ்வொரு நெட்டு வரிசையின் வலது எல்லையைக் காட்டுகின்றன. இவற்றை மாற்ற முடியுமா? இவற்றையும் மாற்ற முடியுமென்றால் வேலை முடிந்ததே? என்று எண்ணுகிறீர்களா? ஆம், முடியும்.

மீண்டும் அதே போல மவுஸால் அழுத்தி தேவைப்படும் வகையில் இழுக்கவும். இப்படி இழுக்கையில் இடது பக்கம் விண்டோவின் கீழாகப் பார்க்கவும். நெட்டு வரிசையின் அகலமும் காட்டப்படுகிறது.

இந்த இழுவைகளை அமல்படுத்தி உங்களுக்குத் தேவையான அளவில் நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசைகளை அமைத்து ஒர்க்ஷீட்டின் மேட்டரை ஒருஒழுங்குக்குக் கொண்டு வரலாம்.  என்ன! பிரிண்ட் பிரிவியூ இவ்வளவு நன்மை தருகிறதா? என்று வியக்கிறீர்களா? நிச்சயமாய். நாம் எண்ணியபடி கம்ப்யூட்டரில் எதனையும் அமைக்கவும் செயல்படுத்தவும் முடியும் என்பதற்கு இவை எல்லாம் சான்றுகள்.

எக்ஸெல் தொகுப்பில் லிஸ்ட்ஸ்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் லிஸ்ட்கள் எங்கே இருக்கின்றன? என்று வியப்பாக இருக்கிறதா? ஆம், இருக்கின்றன; ஆனால் அவை எல்லாம் நீங்கள் செய்ய வேண்டிய வேலைகளை நினைவு படுத்தும் பட்டி யல்கள் அல்ல. அப்படியானால் அவை என்ன? இங்கே பார்க்கலாமா?

ஒர்க் ஷீட் ஒன்றின் செல்லில் “Monday” என டைப் செய்கிறீர்கள். அதன்பின் fill handle பயன்படுத்தி இழுக்கிறீர்கள். இந்த ஹேண்டில் எது என்று தெரிகிறதா? செல்லின் கீழாக வலது மூலையில் உள்ள சிறிய பாக்ஸ். இதனை இழுத்தவுடன் வாரத்தின் மற்ற நாட்கள் தாமாக அடுத்த அடுத்த செல்களில் அமைகின்றன.

பொதுவாக ஒரு டேட்டா இருந்தால் பில் ஹேண்டில் அதனை மற்ற செல்களில் காப்பி செய்திடும். ஆனால் இங்கே சார்ந்த டேட்டாக்கள் காப்பி ஆகின்றன.

அப்படியானால் என்ன நடக்கிறது இங்கே? இங்கு தான் ஒரு லிஸ்ட், குறிப்பாக custom list  வருகிறது. இந்த லிஸ்ட்டில் வாரத்தின் நாட்கள் பட்டியலிடப்பட்டு காத்திருக்கிறது. நாம் அதன் ஒரு ஆப்ஜெக்டை டைப் செய்தவுடன் முழுவதையும் காட்டி வேண்டுமா எனக் கேட்டு நிரப்புகிறது.

சரி, வார நாட்கள், மாதங்களின் ஆண்டு பெயர்கள் எல்லாம் அனைவரும் விரும்பும், எதிர்பார்க்கும், பயன்படுத்தும் விஷயங்கள். அதனால் எம்.எஸ்.ஆபீஸ் தொகுப்பில் இந்த பட்டியல்கள் அதன் கட்டமைப்பிலேயே தரப்பட்டுள்ளன.

ஆனால் நீங்களாக சில தகவல்களைக் கோர்வையாகப் பட்டியல் போட்டு வைத்திருப்பீர்கள். அவற்றை பட்டியலாக்கி நம்முடைய ஒர்க்ஷீட்டில் கேட்டு வாங்க முடியுமா? ஏன் முடியாது.

நம் வசதிக்காகத்தானே கம்ப்யூட்டரும் அதன் புரோகிராம்களும். எடுத்துக் காட்டாக ஒரு நிறுவனத்தின் ஊழியர்களின் பெயர்கள், வெவ்வேறு பதவிகளின் பெயர்கள், நிறுவனத்தின் கிளைகள், நிறுவனத்தைச் சார்ந்த தொலைபேசி எண்கள், நிறுவனம் தயாரிக்கும் பொருட்களின் குறியீட்டு எண்கள் என எத்தனையோ இருக்கலாம்.

இவற்றை எல்லாம் எடுத்துக் காட்டில் கூறிய வார நாட்களைப் போல பட்டியலிட்டு தயாரித்து அவற்றில் ஏதேனும் ஒன்றை டைப் செய்திடும் போது அப்படியே அனைத்தும் வந்து தாமாக பில் அப் செய்தால் எவ்வளவு நன்றாக இருக்கும்.

நம் வேலையும் நேரமும் மிச்சமாகும். எப்படி ஒரு custom list எக்ஸெல் தொகுப்பில் தயாரிப்பது என்று பார்க்கலாம். இந்த லிஸ்ட்டைத் தயாரிக்க சில ஆப்ஷன்கள் உள்ளன. Tools Options  விண்டோவில் Custom Lists என்ற டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுத்து அதில் லிஸ்ட்டுக் கான டேட்டாவினை டைப் செய்வது. இன்னொன்று ஏற்கனவே ஒர்க் ஷீட் செல்களில் இந்த டேட்டா இருந்தால் அவற்றை நாமாக ஹைலைட் செய்து பட்டியல் தயாரிப்பது.

முதல் வழிக்கு மேலே சொல்லியபடி சென்று Custom Lists விண்டோவினைப் பெறவும். (படத்தைப் பார்க்கவும்).  இந்த விண்டோவின் இடது பக்கமாக எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஏற்கனவே உள்ள வழக்கமான பட்டியல்களுடன் புதிய லிஸ்ட் தயாரிக்க வும் ஒரு ஆப்ஷன் தரப்பட்டிருக்கும். New List என்பதை ஹை லைட் செய்து பின் வலது புறத்தில் உள்ள கட்டத்தில் கிளிக் செய்திடவும். இந்தக் கட்டத்தில் நீங்கள் தயார் செய்திட விரும்பும் பட்டியலில் உள்ள டேட்டாவினை டைப் செய்திடவும். பட்டியலில் உள்ள டேட்டா எண்களுடன் தொடங்கக் கூடாது.

ஒவ்வொரு டேட்டாவும் டைப் செய்தவுடன் என்டர் அடிக்க மறக்கக் கூடாது. பட்டியலுக்கான அனைத்து டேட்டாவினையும் டைப் செய்து முடித்தவுடன் Add  என்ற பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும். இனி அடுத்து இடது பக்கம் உள்ள கட்டத்தில் பாருங்கள், நீங்கள் டைப் செய்த டேட்டா கீழாகக் காட்டப்படும்.

அடுத்து ஏதேனும் ஒரு எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டைத் திறந்து செல் ஒன்றில் நீங்கள் தயாரித்த புதிய லிஸ்ட்டில் உள்ள டேட்டா ஒன்றை டைப் செய்து பின் பில் ஹேண்டிலை இழுங்கள். உடனே நீங்கள் கொடுத்த டேட்டா முழுவதும் ஒவ்வொரு செல்லாக அமைக்கப்படும்.

ஏற்கனவே இந்த டேட்டாவினை எல்லாம் ஒர்க் ஷீட்டில் டைப் செய்து வைத்திருக்கிறோமே! நாங்கள் லிஸ்ட் தயார் செய்திட வேண்டும் என்றால் மீண்டும் இந்த டேட்டாவினை டைப் செய்திட வேண்டுமா என நீங்கள் கேட்கலாம். வேண்டாம், வேண்டவே வேண்டாம். அதற்கு ஒரு வழி உள்ளது.

முதலில் அந்த டேட்டா உள்ள செல்களை எல்லாம் ஹை லைட் செய்திடுங்கள். பின் Tools Options  விண்டோ செல்லவும். Custom Lists டேப் தட்டவும். Custom Lists என்பதன் கீழாக “Import list from cells:” என்று இருப்பதைப் பார்க்கலாம்.

அருகே ஒரு நீள கட்டம் இருக்கும். இதில் நீங்கள் ஹைலைட் செய்த செல்களின் எண்கள் காணப்படும். அருகே உள்ள Import  என்ற பட்டனைத் தட்டவும். உடனடியாக டேட்டா இடது பக்கம் உள்ள Custom Lists கட்டத்தில் அமைந்திருப்பதனைக் காணலாம். அவை வலது பக்கம் உள்ள கட்டத்தில் காட்டப்படுவதனையும் காணலாம்.

உடனே Add  என்ற பட்டனைத் தட்டவும். நீங்கள் நம்புகிறீர்களோ இல்லையோ, இப்போது உங்கள் டேட்டா மீண்டும் டைப் செய்யப் படாமல் லிஸ்ட்டாக அமைந்திருப்பதனைக் காணலாம்.

சரி, இந்த செயல்பாட்டில் சிலர் லிஸ்ட்டில் அமைய வேண்டிய டேட்டாவினை ஹை லைட் செய்யாமல் விட்டிருக்கலாம். அவர்கள் என்ன செய்ய வேண்டும்? கேன்சல் தட்டி மீண்டும் வேலையைத் தொடங்க வேண்டுமா? தேவையில்லை.

இவர்களுக்காகவே இன்னொரு வழியும் இதே விண்டோவில் உள்ளது. “Import list from cells:” என்ற பீல்டின் இறுதியில் ஒரு பட்டன் தரப்பட்டிருப்பதைப் பாருங்கள் (பார்க்க படம்) இதனைக் கிளிக் செய்திடுங்கள்.

நீங்கள் உடனே ஒர்க் ஷீட்டிற்கு அழைத்துச் செல்லப்படுவீர்கள். இங்கு லிஸ்ட்டில் சேர்க்கப் பட வேண்டிய டேட்டாவினை ஹை லைட் செய்திடலாம். அவ்வாறு ஹை லைட் செய்த பின் மீண்டும் அதே பட்டனைத் தட்டவும். மீண்டும் Import கிளிக் செய்து பின் Add   கிளிக் செய்து ஓகே என்டர் தட்டி வெளியேறவும்.

பாருங்கள், எவ்வளவு எளிதான வேலை. இனிமேல் நீங்கள் அடிக்கடி டைப் செய்திடும் டேட்டாவை எல்லாம் வகை வகையாய் பட்டியல் போட்டு பயன்படுத்துவீர்கள் அல்லவா!

Advertisements

One response

  1. […] ஸ்லைட் மார்ஜின் வேர்ட் – எக்ஸெல் […]

%d bloggers like this: