Advertisements

எக்ஸெல் டிப்ஸ், டிப்ஸ்….

பில் ஹேண்டில்

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் ஒரு செல்லில் டேட்டாவை அமைத்துவிட்டு தொடர்ந்து வரும் செல்களில் அதே டேட்டாவினை அமைக்க பல வழிகள் தரப்பட்டுள்ளன. ஒரு செல்லில் ஒரு எண்ணை அமைத்துவிட்டு கீழே உள்ள செல்களில் அதே எண்ணை அமைக்க பில் ஹேண்டில் பயன்படுத்துகிறோம். பில் ஹேண்டில் என்பது செல்லில் டேட்டாவை அமைத்துவிட்டு கர்சரை வலது புறம் உள்ள பார்டரில் கொண்டு வந்தால் கீழாக ஒரு + அடையாளம் கிடைக்கும். இதனை இழுத்தால் செல்லில் உள்ள டேட்டா கீழாக உள்ள செல்லில் அமைக்கப்படும். இது எப்படி அமைக்கப்படுகிறது? எடுத்துக் காட்டாக ஒரு எண்ணை அமைத்துப் பின் பில் ஹேண்டிலை வைத்து இழுத்தால் அந்த எண் மற்ற செல்களில் ஜஸ்ட் காப்பி செய்யப்படுகிறது. எடுத்துக் காட்டாக ஒரு செல்லில் 2345 என எண்டர் செய்து பில் ஹேண்டில் இழுத்தால் கீழே உள்ள செல்களில் 2345 என்ற எண் காப்பி செய்யப்படும்.

அடுத்ததாக அவ்வாறு இழுக்கும் போது கண்ட்ரோல் கீயை அழுத்திக் கொண்டு இழுத்தால் அடுத்தடுத்த செல்களில் எண்ணுடன் 1 சேர்த்து அடுத்த எண் அமைக்கப்படும். அதாவது 2346, 2347, 2348 என அமைக்கப்படும்.

சரியா! இப்போது செல்லில் ஒரு தேதியை அமைத்து இதே போல பில் ஹேண்டிலைப் பயன்படுத்துங்கள். சாதாரணமாக இழுத்தால் எண்களுக்கு நடந்தது போல அதே தேதி காப்பி ஆகாது. அதற்குப் பதிலாக அடுத்த அடுத்த தேதி காப்பி ஆகும். அதாவது 03–03–09 என டைப் செய்து பின் ஹேண்டிலை இழுத்தால் 04–03–09, 05–03–09 என்று வரிசையாக அமைக்கப்படும். (ஒர்க் ஷீட்டில் தேதி பார்மட் அமைப்புப்படி இது நடக்கும்) அப்படியானால் கண்ட்ரோல் கீ அழுத்தி அமைத்தால் என்னவாகும் என்று எண்ணுகிறீர்களா. ஜஸ்ட் அதே தேதி காப்பி ஆகும்.

இதிலிருந்து என்ன தெரிகிறது. எக்ஸெல் ஒவ்வொரு வகை டேட்டாவிற்கும் பில் ஹேண்டில் பயன்பாட்டினை ஒவ்வொரு வகையில் அமைத்துள்ளது என்பது தெரிகிறது.எக்ஸெல் தொகுப்பில் பைல் ஒன்றினைத் திறக்க முயற்சிக்கையில் பைல் ஓப்பன் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கிறது. இதே போன்று தான் மற்ற விண்டோஸ் புரோகிராம்களிலும் கிடைக்கிறது. இதன் மூலம் எக்ஸெல் பைல்கள் எந்த வகையில் வரிசைப்படுத்தப்பட்டு திறக்கப்படுவதற்குக் காட்டப்பட வேண்டும் என்பதை உறுதி செய்திடலாம். இதற்குக் கீழ்க்காணும் வழிகளின் படி செயல்படவும்.

1. File மெனுவில் Open என்பதனைக் கிளிக் செய்திடவும்; அல்லது Standard டூல் பாரில் Open டூல் மீது கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் 2007 ஆக இருந்தால் ஆபீஸ் பட்டனை அழுத்துகையில் கிடைக்கும் ஓப்பன் டூலினைக் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது எக்ஸெல் ஓப்பன் டயலாக் பாக்ஸினைக் காட்டும்.

2. இந்த டயலாக் பாக்ஸில் Toolbar ல் உள்ள View டூல் அருகே வலது பக்கம் உள்ள கீழ் நோக்கி உள்ள அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் கீழ் விரியும் மெனு ஒன்றைத் தரும்.

3. இதில் Arrange Icons என்று ஒரு கீழ் விரி மெனு ஒன்று கிடைக்கும். இதில் பைல்களை எந்த வகையில் வரிசைப்படுத்தி வைக்க என பல ஆப்ஷன்ஸ் கொடுக்கப்பட்டிருக்கும். அகரவரிசை, இறுதியாக எடிட் செய்த நாளின் அடிப்படையில், அளவின் அடிப்படையில் எனப் பல ஆப்ஷன்ஸ் தரப்படும். இதில் எந்த வகையில் இருந்தால் உங்களுக்குச் சரியாக இருக்குமோ அந்த வகையினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உடனே நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் ஆப்ஷன் படி பைல்கள் வகைப்படுத்தப்பட்டு வரிசைப்படுத்தப்படும். பின்னர் நீங்கள் பைல் ஓப்பன் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கும் போது அதே வகையிலேயே இருக்கும். மீண்டும் இதனை மாற்றினால் தான் மாறும்.

விண்டோஸ் + எக்ஸெல் இணைந்து செயலாற்றும் சில பதிப்புகளில் Arrange Icons மெனு கிடைக்காமல் இருக்கலாம். அந்த மாதிரியான சூழ்நிலைகளில் பைல் ஏரியாவில் காலியாக உள்ள இடத்தில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அதில் கிடைக்கும் Context மெனுவில் இந்த Arrange Icons மெனு கிடைக்கும். அதனைப் பயன்படுத்தலாம்.

ஒர்க் புக் அனைத்தையும் மூட

எக்ஸெல் தொகுப்பில் பல ஒர்க்புக்குகளைத் திறந்து வேலை பார்த்துக் கொண்டிருப்போம். அனைத்து வேலைகளையும் முடித்த பின்னர் அவற்றை மூட வேண்டும். ஒவ்வொன்றாக மூடுவோம். பைல் மெனு சென்று Close பிரிவில் கிளிக் செய்திடுவோம். ஒவ்வொரு ஒர்க்புக்கினையும் இவ்வாறு மூட முயற்சிப்போம். அதிகமான எண்ணிக்கையில் ஒர்க்புக்குகள் திறக்கப்பட்டிருந்தால் இந்த வேலை சற்று சலிப்பினைத் தரும். அதற்குப் பதிலாக இவை அனைத்தையும் எக்ஸெல் தொகுப்பை மூடாமல் மூடிட ஒரு வழி உள்ளது. பைல் மெனுவில் கிளிக் செய்திடுகையில் ஷிப்ட் கீயினை அழுத்திக் கொள்ளுங்கள். அப்போது பைலை மூட அழுத்த இருக்கும் Close கட்டளை Close All கட்டளையாக மாறி இருக்கும். இதில் கிளிக் செய்தால் அனைத்து ஒர்க்புக்குகளும் உடனே மூடப்படும்.

எக்ஸெல் செல் அகலம்

எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கில் ஒரு செல்லுக்குத் தரப்பட்டிருக்கும் அகலம் ஒர்க்புக்கில் வேலையைத் தொடங்கத் தரப்படும் தொடக்க நிலைதான். இன்னும் சொல்லப்போனால் ஒர்க் புக்கில் மேற்கொள்ளப்படும் பார்மட்டிங் பணிகளில் செல்லின் அகலத்தை நம் தேவைக்கேற்ப மாற்றுவதுதான் முதன்மையான பணியாக இருக்கும். செல் ஒன்றில் தரப்படும் டேட்டா அனைத்தும் நன்றாகத் தெரியும் படி இருக்க வேண்டும் என விரும்பினால் கீழ்க்காணும் வழிகளில் செயல்படவும்.

1. நீங்கள் அட்ஜஸ்ட் செய்திட விரும்பும் செல் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எந்த செல்லில் அதிகமான அகலத்தில் டேட்டா தரப்பட்டு அவை காட்டப்பட வேண்டுமென்று விரும்புகிறீர்களோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. Format மெனுவில் இருந்து Column என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது ஒரு சப் மெனுவினைக் காட்டும்.

3. இந்த சப்மெனுவில் இருந்து Autofit என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உடனே அதில் உள்ள டேட்டா அனைத்தும் தெரியும் வகையில் செல்லின் அகலம் நீட்டப்படும். இன்னொரு வழியும் உள்ளது. எந்த செல்லின் அகலத்தினை அகலப்படுத்த வேண்டுமோ அதன் டிவைடிங் பாரில் மவுஸ் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும். அதாவது ஈ என்ற நெட்டு வரிசையில் உள்ள செல்லின் அகலத்தை நீட்டிக்க ஈ மற்றும் உ நடுவே அவற்றைப் பிரிக்கும் பாரில் உங்கள் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும். ஒர்க் ஷீட்டின் மேலாக காலம் தலைப்பு உள்ள கிரே ஏரியாவில் காணும் டிவைடரில் இதனை மேற்கொள்ள வேண்டும்.

ஆட்டோ பிட் வழி சென்று அமைத்தால் நீங்கள் எந்த செல்லைத் தேர்ந்தெடுத்து இந்த வழியை மேற்கொள்கிறீர்களோ அந்த செல்லுக்கேற்றபடி அகலம் அமைக்கப்படும். இரண்டாவது வழியில் டிவைடர் மூலம் மேற்கொள்கையில் நாம் விரும்பும் வகையில் அகலப்படுத்தலாம்.

பார்முலா இயங்கும் வழிகள்

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நிறைய பார்முலாக்களைப் பயன்படுத்துவோம். டேட்டாவினைக் கணக்கிட்டுத் தர இவை நமக்கு உதவுகின்றன. இவற்றைச் சரியாக அமைக்கவில்லை என்றால் நாம் விரும்பும் வகையில் டேட்டாக்களைக் கையாள முடியாது; தேவையான முடிவுகளும் கிடைக்காது. பார்முலாவில் தவறு உள்ளதா என்றோ அல்லது பார்முலா எந்த வழிகளில் செயல்படுகிறதோ என்று நம்மால் அறிந்தால் தவறு எங்கே நேர்கிறது என்று அறியலாம். எக்ஸெல் ஒரு பார்முலா எப்படி செயல்படுகிறது என்பதனைப் படிப்படியாகக் காட்டுவதற்கு வழி ஒன்றைப் பெற்றுள்ளது.

1. நீங்கள் ஆய்வு செய்திட விரும்பும் பார்முலா உள்ள செல்லினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. Tools மெனுவில் இருந்து Formula Auditing என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எக் ஸெல் இங்கு ஒரு சப் மெனுவினைத் தரும்.

3. இந்த சப் மெனுவில் இருந்து Evaluate Formula என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு எக்ஸெல் Evaluate Formula Dialogue Box னைக் காட்டும்.

நீங்கள் எக்ஸெல் 2007 பயன்படுத்துபவராக இருந்தால், ரிப்பனில் பார்முலா டேப்பினைக் காட்டவும். இதில் Formula Auditing குரூப்பில் Evaluate Formula டூலினைக் கிளிக் செய்திடவும். இங்கும் Evaluate Formula Dialogue Box கிடைக்கும். இந்த இடத்தில் எக்ஸெல் செல்லில் உள்ள பார்முலாவினை முழுமையாகக் காட்டும். இதில் சில பகுதிகள் அடிக்கோடிடப்பட்டிருக்கும். இந்த அடிக்கோடிட்ட பகுதிகள் அடுத்து அந்த பார்முலா கணக்கிட இருக்கும் பகுதியாகும். இதனை அறிவதன் மூலம் எக்ஸெல் குறிப்பிட்ட முடிவினைக் காட்ட இடையே எந்த வேலையை மேற்கொள்கிறது என்பதனை நாம் அறிய முடிகிறது.

ஒவ்வொரு முறை Evaluate பட்டனை அழுத்தும் போதும் எக்ஸெல் அடிக்கோடிட்ட பகுதிக்கான முடிவினைக் காட்டும். இந்த Formula Evaluator மூலம் நீங்கள் என்ன செய்தாலும் ஒர்க் ஷீட்டில் உள்ள பார்முலா மாற்றப்பட மாட்டாது. பார்முலாவின் ஒவ்வொரு நிலையிலும் என்ன நடைபெறுகிறது; இடைக்கால முடிவு என்ன என்றே இந்த வசதி காட்டும். முழுமையாகப் பார்த்தவுடன் குளோஸ் பட்டனை அழுத்தி வேலையை முடிக்கலாம்.

மைக்ரோசாப்ட் அடோப் எச்சரிக்கை

ஜூன் 9 அன்று மைக்ரோசாப்ட் தன்னுடைய விண்டோஸ், எம்.எஸ். ஆபீஸ் மற்றும் இன்டர்நெட் எக்ஸ்புளோரர் தொகுப்புகளில் உள்ள சில தவறுகளுக்கான பேட்ச் பைல்களை வெளியிட்டது.

அதே போல அடோப் நிறுவனம் தன்னுடைய இணைய தளத்தில் பாதுகாப்பான இயக்கத்திற்கான அறிக்கை ஒன்றை வெளியிட்டது. அதில் அக்ரோபட் மற்றும் ரீடர் தொகுப்புகளைப் பயன்படுத்துபவர்கள் புதிய பதிப்புகளுக்கு மாறிக் கொள்ள வேண்டும் எனக் கேட்டுக் கொண்டுள்ளது. இந்த புதிய பதிப்புகள் தங்களுடைய பெர்சனல் கம்ப்யூட் டர்களில் சரியாக இயங்கவில்லை என் றால் அதற்கேற்ப கூடுதல் சாப்ட்வேர் தொகுப்புகளும் தரப்பட்டுள்ளதாகவும் அறிவிப்பு வழங்கியுள்ளது. தற்போதைய தொகுப்புகளில் உள்ள சில தவறுகள் மிகவும் ஆபத்தானவை என்று அறிவித்துள்ளது. இருப்பினும் இவற்றைப் பயன்படுத்தி இதுவரை எந்த மலிசியஸ் சாப்ட்வேரும் இயங்கியதாகத் தெரியவில்லை என்றும் அறிவித்துள்ளது. இந்த பிரச்சினை அடோப் தொகுப்புகளைப் பயன்படுத்தும் விண்டோஸ் மற்றும் மேக் கம்ப்யூட்டர்களுக்கு ஏற்படுகிறது என்று தெரியவந்துள்ளது. இவை வெளியே தெரிய வரும் பட்சத்தில் கெடுதல் விளைவிக்கும் மலிசியஸ் சாப்ட்வேர் தொகுப்புகளைத் தயாரிப்பவர்கள் உடனே தயாரிக்கத் தொடங்கி விடுவார்கள் என்றும் கூறியுள்ளது.

எக்ஸெல் வரிசை வகை மாற்றம்

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் ஒன்றை உருவாக்கியிருப்பீர்கள். தொடர்ந்து வரும் டேட்டாவை கணக்கிட்ட பின்னர் நெட்டு வரிசையில் உள்ளதைப் படுக்கை வரிசையிலும், படுக்கை வரிசையில் உள்ளதை நெட்டு வரிசையிலும் மாற்றினால் இன்னும் சிறப்பாக இருக்கும் என நீங்கள் திட்டமிடலாம்.

அல்லது ஏதேனும் ஒரு வகையில் உள்ளதை மட்டும் மாற்றி அமைக்க இன்னொரு ஒர்க் ஷீட்டில் எண்ணலாம். இதனை எப்படி மாற்றுவது? நான்கு அல்லது பத்து செல்கள் என்றால் ஒவ்வொன்றாக டைப் செய்துவிடலாம் என்று நீங்கள் முயற்சிக்கலாம். இதுவே அதிகமான எண்ணிக்கையில் செல்கள் உள்ள ஒர்க் ஷீட்டாக இருந்தால் என்ன செய்வது?

எக்ஸெல் இதற்கு அருமையான ஒரு வழி தந்துள்ளது. எந்த செல்களில் உள்ளதை மாற்ற வேண்டும் என திட்டமிடுகிறீர்களோ அந்த செல்கள் அனைத்தையும் தேர்ந்தெடுங்கள். பின் கண்ட்ரோல்+சி அழுத்தி காப்பி செய்திடுங்கள்.

அடுத்து எங்கு மாற்றத்துடன் வரிசையை அமைக்க வேண்டுமோ அந்த இடத்தில் முதல் செல்லுக்குச் செல்லுங்கள். பின் ALT + E + S அழுத்துங்கள்.அல்லது எடிட் மெனு சென்று பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் என்னும் பிரிவில் கிளிக் செய்திடுங்கள். இப்போது பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் என்னும் சிறிய விண்டோ கிடைக்கும். இதில் பல ஆப்ஷன்ஸ் தரப்பட்டிருக்கும். எல்லாவற்றிற்கும் கீழாக ட்ரான்ஸ்போஸ் (Transpose) என்று ஒரு ஆப்ஷன்ஸ் கிடைக்கும். அதனைத் தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்தால் நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி மாற்றங்கள் ஏற்பட்டிருக்கும்.

Advertisements
%d bloggers like this: