எக்ஸெல் டிப்ஸ்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் தங்களுக்கு உள்ள சந்தேகங்களை எழுதுகையில் வாசகர்கள் சந்தேகம் சார்ந்த டேட்டா விபரங்களையும் சுருக்கமாகத் தருமாறு கேட்டுக் கொள்ளப்படுகிறது. இந்த டிப்ஸ் பட்டியலில் சில பொதுவான ஷார்ட் கட் கீகளும் தரப்பட்டுள்ளன.

COUNTIF SUMIF பயன்பாடுகள்: மிகப் பெரிய அளவிலான டேட்டாக்களை எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் ஆய்வு செய்கையில் அவற்றைப் பல வகைகளில் கூட்டவும் பெருக்கிப் பார்க்கவுமான தேவைகள் ஏற்படும். எடுத்துக் காட்டாக ஒரு விற்பனை மையத்தில் நிறைய பொருட்கள் விற்பனைக்கு இருக்கும். ஒரு குறிப்பிட்ட பொருள் விற்பனை சார்ந்து அதன் விற்பனை லாபத்தைக் கணக்கிட விரும்புவோம். இந்த நோக்கத்திற்கு SUMIF பார்முலா நமக்கு உதவிடும். அதே பொருள் எத்தனை முறை விற்பனை செய்யப்பட்டிருக்கிறது என்று பார்க்க COUNTIF  பார்முலா பயன்படும். இதனை எப்படிப் பயன்படுத்துவது என்று பார்க்கலாம். இதன் வடிவமைப்பு கீழ்க்குறிப்பிட்டபடி அமையும்.

COUNTIF (range, criteria) SUMIF (range,criteria,sum_range) இந்த இரண்டு பார்முலாக்களும் ஒரே மாதிரியான பண்புகளைக் கொண்டிருக்கின்றன. Count if  பார்முலாவினைப் பயன்படுத்துகையில், ஒரு குறிப்பிட்ட வகைக்குள் அடங்கும் செல்களை எடுத்துக் கணக்கிட விரும்புவீர்கள். SUMIF  பார்முலாவிலும் அதே அணுகுமுறை இருந்தாலும் அதில் ஒரு வேறுபாட்டினைக் காணலாம். இந்த பார்முலாவிற்குள் வரும் ரேஞ்ச் குறிப்பிட்ட வகையிலிருந்து வேறுபட்டதாக இருக்கலாம். = COUNTIF பார்முலா பயன்படுத்துகையில் எத்தனை முறை ஒரு நிகழ்வு நடந்தது என்ற கேள்விக்குப் பதிலை எதிர்பார்க்கிறோம். ஆனால் =SUMIF பார்முலாவில் இதற்கு ஒரு கண்டிஷனை அமைத்து அந்த கண்டிஷன் நிறைவேற்றப்படும் செல்களை மட்டும் கூட்டித்தரச் சொல்லிக் கேட்கலாம்.

நெட்டு வரிசையில் ஒரே டேட்டா : ஒர்க் புக் ஒன்றில் மாணவர்கள் எண், வரிசை எண், அப்ளிகேஷன் எண், மதிப்பெண்கள் என டேட்டா அமைக்கிறோம். சில வேளைகளில் ஒரே மாணவரின் விண்ணப்பத்தினை ஒரு முறைக்கு மேல் என்டர் செய்துவிடுவோம். அது போன்ற தவறுகளை இந்த டேட்டாவினை ஆய்வுக்கு எடுக்கும் முன்னர் களைய வேண்டும். இந்த வகை டேட்டாவில் சில தகவல்கள் தனித்தன்மை உடையதாய் இருக்கும். எடுத்துக் காட்டாக ஒரு மாணவரின் பதிவெண், விண்ணப்ப எண் இன்னொருவருக்கு இருக்காது. இதன் அடிப்படையில் தவறுதலாக ஒரு முறைக்கு மேல் என்டர் செய்தவற்றை அறிந்து நீக்கிவிடலாம். இதற்கு COUNTIF  பயன்படுத்தலாம். எடுத்துக் காட்டாக D  என்ற நெட்டுவரிசையில் 100 வேல்யு டேட்டாக்கள் தரப்பட்டுள்ளன. இதில் எந்த டேட்டாவும் இரண்டு முறை இருக்கக் கூடாது என உறுதி செய்திட வேண்டும். இதற்கான பார்முலா = countif ($D $1:$D $100, D1)ஆகும்.

அடிப்படையில் இந்த பார்முலா D1 வேல்யு அந்த காலத்தில் படுக்கை வரிசை 1 முதல் 100 வரை எத்தனை முறை உள்ளது என இது கண்டறிகிறது. இந்த பார்முலாவில் $ என்ற கேரக்டர் செல்களை லாக் செய்கிறது. இந்த பார்முலாவினை ட்ராக் செய்ய வேண்டியிருப்பதால் செல்களை லாக் செய்கிறோம். இது போல இன்னும் சில வழிகளில் டூப்ளிகேட் என்ட்ரிகளைக் கண்டறியலாம். pivot table பயன்படுத்தியும் காணலாம். ஆனால் இது எளிதான ஒரு வழியாகும்.

ஒரு ஒர்க் ஷீட்டில் உள்ள அனைத்து செல்களையும் அப்படியே காப்பி செய்து இன்னொரு ஒர்க் ஷீட்டில் அமைக்க விரும்புகிறோம். அப்போது அதில் உள்ள அனைத்து செல்களையும், டேட்டா இருக்கிறதோ இல்லையோ, காப்பி செய்திட வேண்டியதிருக்கும். கர்சரை வைத்து அழுத்தி செலக்ட் செய்வது சிரமமான வேலையாய் இருக்கும். அதற்குப் பதிலாக ரோ எண்கள் மற்றும் காலம் எழுத்துக்களுக்கு இணையாக இடது மேல் ஓரத்தில் இருக்கும் சிறிய சதுரத்தில் கர்சரை வைத்து கிளிக் செய்தால் முழு ஒர்க்ஷீட்டும் தேர்ந்தெடுக்கப்படும்.

பிரிண்ட் மெனு கிடைக்க பைல் மெனு போய் பிரிண்ட் எல்லாம் கொடுக்க வேண்டாம். CTRL + P கொடுத்தால் போதும். இதே பிரிண்ட் மெனு பெற இன்னொரு கீ காம்பினேஷனும் உள்ளது. அது:CTRL + SHIFT + F12 ஆகும்.  பிரிண்ட் செலக்ட் செய்த பின்னர் பிரிண்ட் பிரிவியூ வேண்டுமா? மீண்டும் மெனு செல்ல வேண்டாம். ALT + F கொடுத்து பின் V கொடுத்தால் போதும்.

ஆரோ கீகளை மட்டும் இயக்கினால் கர்சர் கீயின் திசைக்கேற்ப அடுத்த செல்லுக்குச் செல்லும். ஆனால் கண்ட்ரோல் + ஆரோ கீ (Ctrl + Arrow Key)  அழுத்தினால் டேட்டா உள்ள பகுதியின் முனைக்குச் செல்லும்.  ஆங்காங்கே நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசைகளில் கொத்து கொத்தாக டேட்டாவினை போட்டு வைத்திருக்கிறீர்கள். இந்த வரிசைகளில் கர்சர் கீயினைக் கொண்டு சென்று என்ட் + ஆரோ கீ (End + Arrow key)அழுத்தினால் அந்த தொகுதியின் முடிவு அல்லது தொடக்கத்திற்கு கர்சர் செல்லும்.

அதே போல எண்ட் + ஹோம் (End + Home)  கீகளை ஒரு சேர அழுத்தினால் ஒர்க் ஷீட்டில் டேட்டா உள்ள செல்களில் கடைசி செல்லுக்கு எடுத்துச் செல்லப்படுவீர்கள். படுக்கை வரிசை ஒன்றில் கர்சரை வைத்துக் கொண்டு எண்ட் + என்டர் (End + Enter) கீகளை அழுத்தினால் அதே வரிசையில் காலியாக இல்லாமல் டேட்டா உள்ள கடைசி செல்லுக்கு கர்சர் செல்லும்.  நெட்டு வரிசை முழுவதும் செலக்ட் செய்திட வேண்டுமா? கர்சரை அங்கு கொண்டு சென்று கண்ட்ரோல்+ஸ்பேஸ் பார் (Ctrl + Space bar) அழுத்தவும்.

படுக்கை வரிசை முழுவதும் செலக்ட் செய்திட கர்சரை அந்த வரிசையில் கொண்டு சென்று ஷிப்ட் + ஸ்பேஸ் பார் (Shift + Space bar)அழுத்தவும். காமென்ட்ஸ் உள்ள செல்களை மட்டும் செலக்ட் செய்திட கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+ஓ K (Ctrl + Shft + O) அழுத்தவும். எந்த செல்லிலும் கமென்ட்ஸ் இல்லை என்றால் No cells found என்ற செய்தி கிடைக்கும்.  தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பார்முலாவிற்கு எந்த செல்கள் எல்லாம் தொடர்பு உள்ளது என்று அறிய CTR L + அழுத்தவும்.

Ctrl+]  கீகளை அழுத்தினால் எந்த செல்லில் கர்சர் இருக்கிறதோ அந்த செல் சம்பந்தப்பட்ட பார்முலாக்கள் காட்டப்படும். ஷிப்ட் + ஆரோ கீ (Shft + Arrow key) அழுத்தினால் செல்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்படுவது ஒரு செல்லுக்கு நீட்டிக்கப்படும்.  கண்ட்ரோல் + ஷிப்ட் + ஆரோ கீ (Ctrl + Shft + Arrow key) அழுத்தினால் அதே படுக்கை அல்லது நெட்டு வரிசையில் டேட்டா இருக்கும் கடைசி செல் வரை செலக்ஷன் நீட்டிக்கப்படும்.  ஷிப்ட் + ஹோம் கீகள் (Shft + Home)  அழுத்தப்படுகையில் படுக்கை வரிசையின் முதல் செல் வரை செலக்ஷன் நீட்டிக்கப்படும்.

கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+ ஹோம் (Ctrl + Shft + Home)கீகள் அழுத்தப்படுகையில் செலக்ஷன் ஒர்க் ஷீட்டின் முதல் செல் வரை நீட்டிக்கப்படும்.  கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட் + எண்ட் (Ctrl + Shft + End) கீகள் அழுத்தப்படுகையில் செலக் ஷன் ஒர்க்ஷீட்டில் கடைசியாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட செல் வரையில் நீட்டிக்கப்படும்.

என்டர் கீ (Enter) அழுத்தப்படுகையில் அந்த செல் முடிக்கப்பட்டு கர்சர் கீழாக உள்ள செல்லுக்குச் செல்லும். ஆல்ட் + என்டர் (Alt + Enter) அழுத்தினால் அதே செல்லில் அடுத்த வரிக்குக் கர்சர் செல்லும்.

டேப் கீ (TAB) அழுத்தப்படுகையில் கர்சர் இருக்கும் செல்லில் டேட்டா தருவது நிறைவடைந்து கர்சர் வலது புறம் இருக்கும் அடுத்த செல்லுக்குச் செல்லும்.  ஷிப்ட்+ டேப் (Shft + TAB) கீகளை அழுத்தினால் செல்லில் டேட்டா தருவது நிறைவடைந்து கர்சர் இடது புறம் இருக்கும் முந்தைய செல்லுக்குச் செல்லும்.  செல் ஒன்றில் என்டர் செய்த டேட்டாவினைக் கேன்சல் செய்திட எஸ்கேப் கீயை அழுத்தவும்.  செல் என்ட்ரிக்குள்ளாக ஆரோ கீ அழுத்தினால் ஆரோவின் திசைக்கேற்ப இடது, வலது, மேல், கீழாகச் செல்லும்.

%d bloggers like this: