Advertisements

அக்செஸ் டிப்ஸ்

டேட்டா எனப்படும் தகவல்களைப் பிரித்து வகைப்படுத்தி, நம் எதிர்பார்ப்புக்கேற்ப ஒழுங்குபடுத்தி அவற்றின் முக்கியத்துவத்தின் அடிப்படையில் ரிப்போர்ட் மோடில் தருவதே அக்செஸ். அத்தோடு நின்றுவிடாமல் அதனைத் தேடி அறிவதிலும் நமக்கு பல உதவிகளை அக்செஸ் தந்து வருகிறது. பல வாசகர்கள் அக்செஸ் குறித்து தங்களுக்கு உள்ள சந்தேகங்களை எழுதி வந்தனர். பொதுவான சந்தேகங்கள் அடங்கிய கேள்விகளுக்கான பதில்கள் பொதுவான டிப்ஸ்களாக இங்கு தரப்படுகின்றன.

1. அவுட்லுக்கில் இருந்து டேட்டா பெற: உங்களிடம் அக்செஸ் 2000 அல்லது அதற்குப் பின் வந்த தொகுப்பு இருந்தால் நீங்கள் அவுட்லுக் தொகுப்பில் இருந்து டேட்டாக்களை இதற்கு File மெனு சென்று அதில் Obtain External Data என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்து பின் Access Data Sheet வியூவில் Link Table என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அங்கு கிடைக்கும் பைல் டைப் என்ற பட்டியலில் Outlook என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

பின் கிடைக்கும் விஸார்ட் கூறுகிறபடி இயங்கவும். ஒன்றை நினைவில் வைத்துக் கொள்ள வேண்டும். இரண்டிலும் உள்ள டேட்டாக்கள் தொடர்புடையனவாக மாற்றப்பட்டுவிட்டதால் இதில் எந்த புரோகிராமில் டேட்டாவினை மாற்றினாலும் அது இரண்டிலும் எதிரொலிக்கும்.

2. எக்ஸெல் தொகுப்பிலிருந்து டேட்டா: எக்ஸெல் தொகுப்பிலிருந்து டேபிள் ஒன்றை முழுவதுமாகவோ அல்லது பகுதியாகவோ இரண்டு புரோகிராம்களையும் திறக்கவும். அக்செஸ் புரோகிராமில் டேட்டா ஷீட்டில் டேபிள் ஒன்றை உருவாக்கவும். இந்த டேபிள் முழுவதையும் செலக்ட் செய்திடவும். இதற்கு கோடும் பீல்ட் தலைப்பும் குறுக்கிடும் இடத்தில் உள்ள கோட்டில் கிளிக் செய்திடவும். டேபிள் முழுவதும் தேர்ந்தெடுக்கப் பட்டவுடன் எடிட் மெனு செல்லவும். இதில் பேஸ்ட் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் இறுதியாக மேற்கொள்ள வேண்டிய அட்ஜஸ்ட்மெண்ட் அனைத்தையும் மேற்கொள்ளவும். பீல்டின் அளவை மாற்றி அமைக்கலாம். பீல்டுக்கான பெயர்களை மாற்றலாம்.

3. அக்செஸ் டேபிளை வேர்டுக்கு மாற்ற: இது மிகவும் எளிதான ஒன்றாகும். இரண்டு புரோகிராம்களையும் திறக்கவும். பைல்களை இயக்கத்திற்குக் கொண்டுவரவும். பின்னர் டேட்டா பேஸ் விண்டோவிலிருந்து அக்செஸ் டேபிளை அப்படியே இழுத்து வந்து வேர்டில் போடவும்.

4. அக்செஸ் ஷார்ட்கட்ஸ்: அக்செஸ் மற்ற ஆபீஸ் புரோகிராம்களைப் போல மிக எளிமையான புரோகிராம் அல்ல. ஏனென்றால் இது டேட்டா பேஸ் தரும் டேட்டாக்களையும் சார்ந்த அப்ளிகேஷன்களையும் முதன்மையாகக் கொண்டு இயங்கும் புரோகிராம். இதனாலேயே கம்ப்யூட்டர் பயன்படுத்துபவர்கள் இந்த தொகுப்பின் பக்கம் வரச் சிறிது தயங்குவார்கள். இருப்பினும் இதனையும் பயன்படுத்த எண்ணுபவர்கள் கீழ்க்காணும் குறைந்த பட்ச ஷார்ட் கட் கீ தொகுப்புகளையும் அவற்றின் செயல் பாடுகளையும் அறிந்து கொள்வது நல்லது.

எப்2 – தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட ஹைப்பர் லிங்க்கில் முழு முகவரியையும் காட்டும்.

எப்4 – காம்போ பாக்ஸ் ஒன்றைத் திறக்கிறது.

எப்5 – பார்ம் மற்றும் டிசைன் என்ற வியூக்களுக்கு நடுவே மாற்றி மாற்றி செல்கிறது.

எப் 9 – காலம் ஒன்றின் அல்லது காம்போ பாக்ஸ் ஒன்றின் பீல்டுகளை அப்டேட் செய்திடும்.

5. விண்டோ ஸூம்: அக்செஸ் தொகுப்பில் பொதுவாக பலரும் ஒரு பிரச்சினையைக் கூறுவதுண்டு. ஒரு பார்ம், க்வெரி அல்லது டேபிள் ஒன்றைப் பார்த்துக் கொண்டிருக்கையில் பீல்டு ஒன்றின் டேட்டா வியூவின் ஏரியாவில் அடங்காமல் இருக்கும். இந்த பிரச்சினையைப் போக்க ஷிப்ட் + எப்2 கீகளை அழுத்தவும். அக்செஸ் ஸூம் என்று ஒரு விண்டோவினைத் திறக்கும். இதில் டெக்ஸ்ட்டை மிகத் தெளிவாகப் படிக்கலாம். இது அக்செஸ் புரோகிராமின் அனைத்து பதிப்புகளிலும் செயல்படும்.

6. குறிப்பிட்ட தகவல் எழுத்தின் அடிப்படையில்: டேபிள் ஒன்றில் பல தகவல்கள் உள்ளன. அதில் ஒரு குறிப்பிட்ட எழுத்தில் தொடங்கும் டேட்டா மட்டும் பெறுவது எப்படி? எடுத்துக் காட்டாக மாணவர்களின் பெயர் பட்டியலில் இருந்து “A”என்று தொடங்கும் மாணவர்களின் பெயர்கள் மட்டும் வேண்டும் என்றால் Name of the Student என்ற க்வெரி பீல்டில் Like A*என்று தர வேண்டும்.

7. பெரிய எழுத்தாக மாற்ற: ஏதேனும் டேட்டா சிறிய மற்றும் பெரிய எழுத்துக்களில் அமைத்த பின் முதல் எழுத்தை மட்டும் பெரிய எழுத்துக்களாக மாற்றக் கீழ்க்காணும் பங்சனைப் பயன்படுத்த வேண்டும். StrConv (string, 3) இதில் string என்பது எந்த சொல்லாகவும் இருக்கலாம்; அல்லது சொற்கள் கலந்த தொடராகவும் இருக்கலாம்.

8. எச்.டி.எம்.எல். பார்ம்: அக்செஸ் பார்ம்களை எச்.டி.எம்.எல். ஆக மாற்றலாம்.இதனால் அக்செஸ் தங்கள் சிஸ்டத்தில் இல்லாதவர்களும் இவற்றைப் பார்வையிடலாம். இதற்கு டேட்டா பேஸ் விண்டோவில் Tools என்ற பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும். பின் எந்த பார்மை மாற்ற வேண்டுமோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் File மெனு செல்லவும். இதில் Export என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இங்கு கிடைக்கும் டயலாக் பாக்ஸில் Save As கிளிக் செய்து பைல் பெயர் மற்றும் அதன் எக்ஸ்டென்ஸன் ஆகியவற்றைக் கொடுக்கவும். இதனை முடித்த பின் Export என்பதில் கிளிக் செய்து பைலை சேவ் செய்திடவும்.

9. பிரிண்ட் ஷார்ட் கட்: டேட்டா பேஸ் ஆப்ஜெக்ட் (ரிப்போர்ட், பார்ம், டேபிள் போன்ற அனைத்தும்) ஒன்றுக்கு ஷார்ட்கட் ஒன்றை உருவாக்கியபின் அதனை ஷார்ட் கட் ஐகானிலிருந்தே பிரிண்ட் செய்திடலாம். இதை நிறைவேற்ற ஐகான் மீது ரைட் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் மெனுவில் பிரிண்ட் என்பதில் கிளிக் செய்தால் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட ஆப்ஜெக்ட் பிரிண்ட் ஆகும். இன்னொரு வழியும் உண்டு. குறிப்பிட்ட ஆப்ஜெக்டை டெஸ்க் டாப்பில் உள்ள பிரிண்டர் ஐகானுக்கு இழுத்து வந்து பிரிண்ட் செய்திடலாம்.

Advertisements
%d bloggers like this: