எக்ஸெல் டிப்ஸ்-29.6.2010

என்டர் செய்வதனைக் கேட்க:
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நீங்கள் டேட்டா என்டர் செய்திடுகையில், அவை என்ன என்று உங்களுக்கு, சொல்லிக் காட்டப்படும் வசதி, எக்ஸெல் தொகுப்பில் உள்ளது. அதனை எப்படி இயக்கலாம் மற்றும் நிறுத்தலாம் என்று பார்க்கலாம். உங்களிடம் எக்ஸெல் 2003 தொகுப்பிருந்தால், உங்களுக்கு அதிர்ஷ்டம் தான். கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ள வழிகள் மூலம் இந்த வசதியினை இயக்கவும் நிறுத்தவும் செய்திடலாம்.
1. View | Toolbars | Text to Speech  என்ற வழியில் சென்று தேர்ந்தெடுக்கவும். அல்லது Tools | Speech | Show Text to Speech Toolbar எனச் செல்லவும்.
2. இங்கு இந்த டூல்பாரில் வலது கோடியில் உள்ள Speak on Enter டூலினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இப்போது உங்கள் கம்ப்யூட்டருடன் இணைக்கப்பட்டுள்ள ஸ்பீக்கர்கள், ஆன் செய்யப்பட்டு, ஒலி அளவு சற்று அதிகமாக வைக்கப்பட்டிருந்தால், இந்த வசதி இயக்கப்பட்டதாக ஒலிக்கப்படும். ஒவ்வொரு முறை ஒரு செல்லில் டேட்டா அமைக்கப்பட்டு, அந்த செல்லை விட்டுச் செல்கையில், அது என்ன என்று ஒலிக்கப்படும்.
பார்முலா ஒன்றினை அமைத்தால், அதன் முடிவு அறிவிக்கப்படும்.
இந்த வசதியின் இயக்கத்தினை நிறுத்த, மீண்டும் Speak on Enter ல் கிளிக் செய்து நிறுத்தலாம். அப்போது இந்த வசதி நிறுத்தப்பட்டுவிட்டதாக அறிவிப்பு கிடைக்கும். இதன் பின் நீங்கள் மௌனமாக எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட்டினை இயக்கலாம்.


எக்ஸெல் : பார்முலாக்கள்
பார்முலாக்கள் இல்லாமல் ஒரு எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட்டை உருவாக்க மாட்டோம். இந்த பார்முலாக்களை அமைக்கையில் சில எளிய அடிப்படை விஷயங்களை நாம் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். முதலாவதாக ரேஞ்ச். அதாவது அந்த பார்முலாவின் கணக்கீடு எந்த பரப்பில் வேலை செய்ய இருக்கிறது என்பதே இது. ஒர்க்ஷீட் பரப்பளவு செல்களில் தான் குறிப்பிடப்படுகிறது. ஒரு செல்லிலிருந்து இன்னொரு செல் வரை குறிப்பிடுகையில் அதனை ரேஞ்ச் எனலாம். இந்த ரேஞ்சினைக் குறிப்பிடுகையில், ஒர்க்ஷீட்டில் கமா, கோலன் (இரு புள்ளி) ஸ்பேஸ் எனப் பலவகைகளைப் பயன்படுத்துகிறோம். நம் வாசகர்கள் பலர் தொலைபேசியில், நான் சரியாகத்தான் பார்முலாவை எழுதி உள்ளேன். ஆனால் அது பிழை என்கிறது எக்ஸெல்; அல்லது விடை தவறாக உள்ளது என்பார்கள். இதற்குக் காரணம் இவற்றின் அடிப்படை இயக்கத்தினை நாம் தவறாகப் புரிந்து கொள்வதுதான்.
இந்த குறியீடுகள் நாம் வாக்கியங்களுக் கிடையே அமைக்கப்படும் குறியீடுகள் அல்ல. அவற்றை இங்கு வேறு பொருளில் பயன்படுத்துகிறோம். அவற்றைப் பார்ப்போமா!
( : ) : கோலன். இந்த குறியீடு தனியான ஒரு பரப்பெல்லையைக் குறிக்கிறது. அதாவது ரேஞ்ச். இங்கு A1:C2 என்று பார்முலாவில் அமைத்தால், அது A1 முதல் C2 வரையிலான செல்களைக் குறிக்கிறது.
(,) : கமா என்னும் காற்புள்ளி இரண்டு ரேஞ்ச் செல்கள் இணைந்ததைக் குறிக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக A1:C2 B1:B4 என்பது A1 முதல் C2 வரையிலான ரேஞ்சையும் பி1 முதல் பி4 வரையிலான ரேஞ்ச் செல்களையும் இணைந்த தொகுதியைக் குறிக்கிறது. இது போன்ற இணைப்பு செல்களைக் குறிப்பிடுகையில் கவனமாகக் கண்காணித்துக் கொள்வது நல்லது. நீங்கள் விரும்புகின்ற வகையில் பார்முலா செயல்படுகிறதா என்பதனைக் கவனிக்க வேண்டும்.
இறுதியாக ஸ்பேஸ் என்னும் இடைவெளி செல் ரேஞ்ச்களில் குறுக்கிடும் செல்களை மட்டுமே குறிப்பிடுகிறது. எடுத்துக்காட்டாக A1:C2 B1:B4 எனக் குறிப்பிட்டால் இந்த இரு ரேஞ்ச் செல்களும் எங்கு குறிக்கிடுகின்றனவோ அந்த செல்கள் மட்டுமே பார்முலாவில் இயக்கப்படும்.
இங்கு எடுத்துக் காட்டுக்களில் செல்களின் பெயர்கள் தரப்பட்டிருக்கின்றன. ஆனால் பார்முலா இயங்கும் போது அவற்றின் மதிப்புகள் கணக்கிடப்படும். இதனையும் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
எத்தனை செல்கள்?
எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட்டில் வேலை செய்கையில், பலமுறை செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து பணி செய்திட வேண்டியுள்ளது. எத்தனை செல்களை நாம் தேர்ந்தெடுத்துள்ளோம் என்பதனை நாம் அறிந்தால், அதனைக் கொண்டு சரியாகத் தேர்ந்தெடுத்துள்ளோமா என்பதனை உறுதி செய்திடலாம். இந்த தகவலை அறிந்து கொள்ள எக்ஸெல் வழி ஒன்றைத் தருகிறது.
செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க மவுஸ் மற்றும் கீ போர்டினைப் பயன்படுத்தலாம். ஒரு சிலர் கீ போர்டிலிருந்து கைகளை எடுத்து மவுஸைத் தேடிப் பயன்படுத்த வேண்டுமா என்ற எண்ணத்துடன் ஷிப்ட் கீயுடன் அம்புக்குறி கீகளைப் பயன்படுத்தி செல்களைத் தேர்ந்தெடுப்பார்கள். அப்போது Name பெட்டியில் எத்தனை செல்கள் தேர்ந்தெடுக் கப்பட்டுள்ளன என்று காட்டப்படும். இதில் பிரச்னை என்னவென்றால், ஷிப்ட் கீயிலிருந்து விரலை எடுத்தவுடன், Name பாக்ஸ் காலியாகிவிடும். அதில் இருந்த எத்தனை செல்கள் என்ற தகவல் தொடர்ந்து கிடைக்காது. இதனைச் சமாளிக்க மீண்டும் ஷிப்ட் கீயையும் அம்புக்குறி கீயினையும் அழுத்தலாம். உடன் ஏற்கனவே தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களின் எண்ணிக்கையுடன் ஒன்று சேர்த்துக் காட்டப்படும். மீண்டும் எதிர்முனை அம்புக் குறி கீயினை அழுத்த, தேவையான செல்கள் மட்டும் தேர்ந்தெடுக்கப் படுவதுடன், எத்தனை செல்கள் என்ற தகவலும் சரியாகக் காட்டப்படும்.


%d bloggers like this: