Advertisements

எக்ஸெல் டிப்ஸ்…எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஆட்டோ ரெகவர்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஆட்டோ ரெகவர்
எம்.எஸ். ஆபீஸ் 2007 மற்றும் ஆபீஸ் 2010 ஆகிய தொகுப்புகளில், சிறந்த ஒரு குறிப்பிடத்தக்க வசதி, ஆட்டோ ரெகவர் வசதி ஆகும். இதன் மூலம் குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில், ஆபீஸ் அப்ளிகேஷனில் அமைக்கப்படும் டேட்டாவினைத் தானாக சேவ் செய்து வைக்கும்படி

செய்திடலாம். இதனால், பவர் இல்லாமல் போகும் காலத்தில் அல்லது விண்டோஸ் கிராஷ் ஆகும்போது, நம் டேட்டா நமக்குக் கிடைக்கும். இந்த கால இடைவெளியை எப்படி அமைப்பது என்று பார்க்கலாம்.
அனைத்து ஆபீஸ் 2007 அப்ளிகேஷன் புரோகிராம்களிலும், இந்த கால இடைவெளி, மாறா நிலையில் 10 நிமிடங்களாக அமைக்கப்படுகிறது. இதனை நாம் எந்த அளவிலும் வைத்துக் கொள்லலாம். எடுத்துக் காட்டாக 5 நிமிடங்களாக இதனை செட் செய்தால், நீங்கள் எந்த அப்ளிகேஷன் புரோகிராமில் செயல்பட்டுக் கொண்டிருந்தாலும், ஒவ்வொரு 5 நிமிடத்திற்கு ஒரு முறை, நீங்கள் அமைத்த டேட்டா அனைத்தும் உள்ள பைலாக அது சேவ் செய்யப்பட்டுக் கொண்டே இருக்கும். இதனை எப்படி எக்ஸெல் புரோகிராமில் அமைப்பது என பார்க்கலாம்.
1. ஆபீஸ் பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. கிடைக்கும் மெனுவின் கீழாக “Excel Options” என்று உள்ள பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. இப்போது “Excel Options” டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் உள்ள மெனுவின் இடது பக்கமாக உள்ள Save என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
4. இங்கு “Save AutoRecover information” என்று உள்ள இடத்தில் காட்டப்பட்டுள்ள செக் பாக்ஸில் டிக் அடையாளத்தை இடவும்.
5. எத்தனை நிமிட இடைவெளியில், எக்ஸெல் டேட்டாவினை சேவ் செய்திட வேண்டும் என்பதனை முடிவு செய்திடவும்.
6. அடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
எக்ஸெல் பைல்களை ஒழுங்கு படுத்த
எக்ஸெல் புரோகிராமில், பைல் ஒன்றைத் திறக்க முயற்சிக்கையில், நமக்கு File Open டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கிறது. இந்த டயலாக் பாக்ஸ், விண்டோஸ் சிஸ்டத்தில், பல செயலிகளுடன் நாம் பயன்படுத்தும் அதே டயலாக் பாக்ஸ் ஆகத்தான் உள்ளது. இருப்பினும், இதில் காட்டப்படும் பைல்களை, நாம் ஏதேனும் ஒரு வகையில் ஒழுங்கு படுத்திப் பெறலாம். அதற்கான வழிமுறைகள் இதோ:
எக்ஸெல் புரோகிராமில், file மெனுவில் Open தேர்ந்தெடுக்கவும். அல்லது ஸ்டாண்டர்ட் டூல் பாரில், Open டூலில் கிளிக் செய்திடவும்.
இந்த டயலாக் பாக்ஸில், View டூலில் வலதுபக்கமாக உள்ள கீழ் விரி அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் இப்போது கீழாக ஒரு மெனுவினைக் காட்டும்.
இந்த மெனுவில் Arrange Icons என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு எக்ஸெல், Open டயலாக் பாக்ஸில், பைல்களை எப்படி வகைப்படுத்தலாம் என்பதற்கான சில வழிகளைக் காட்டும்.
எந்த வரிசையில் பைல்கள் காட்டப்பட வேண்டும் என்பதனை நீங்கள் முடிவு செய்து, அந்த வழிகளைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் வழியின் அடிப்படையில் பைல்கள் உடனே வகைப்படுத்தப்படும்.
சில விண்டோஸ் சிஸ்டம் இயக்கத்தில், இந்த Arrange Icons இல்லாமல் இருக்கலாம். அப்படிப்பட்ட சூழ்நிலையில், Open டயலாக் பாக்ஸின் பைல்கள் காட்டப்படும் இடத்தில், ரைட் கிளிக் செய்திடவும். அங்கு கிடைக்கும் Context மெனுவில், இந்த Arrange Icons அல்லது Sort By ஆப்ஷன் கிடைக்கும். அதனைப் பயன்படுத்தி, பைல்களை வகைப்படுத்தலாம்.
நீங்கள் வகைப்படுத்தும் நிலைகளை, எக்ஸெல் நினைவில் வைத்துக் கொண்டு, மீண்டும் அதனை நீங்கள் மாற்றாதவரை, அதே வகைகளில் காட்டும்.

Advertisements
%d bloggers like this: